Evitando prejuízos com a desorganização

Muitas vezes, o arquivo é um lugar soturno e esquecido. Se a empresa não se preocupar em ter um arquivo eficiente, a desorganização pode custar caro. Literalmente.

Para empresas que não possuem um arquivo inativo (morto) eficaz, o melhor caminho para se obter um é a terceirização. Da mesma forma, empresas que tenham seu arquivo num bom nível de organização, tomando serviços de organização, guarda e administração de documentos, cria-se uma alternativa de menor custo e, praticamente em todos os casos, uma solução mais eficaz.

Algumas das principais vantagens são:

• produtividade: se mensurarmos o tempo que um funcionário utiliza para procurar documentos, ou mesmo guardar papéis de forma a serem facilmente encontrados no futuro, chegaremos a até 20% de toda sua carga horária;
• aproveitamento de espaço: se contarmos quanto custa cada metro quadrado de área física, incluindo manutenção, IPTU, etc.
• controle do fluxo de documentos: o próprio trâmite do arquivo é documentado, possibilitando a rastreabilidade a documentos;
• manutenção do arquivo: o arquivo inativo, ao contrário do que se imagina, é um departamento vivo e precisa de constante manutenção;
• padrão na metodologia: no momento que um funcionário sai,  a empresa não perde o controle de seu arquivo;
• critérios de organização: a guarda de documentos deve, não só atender às necessidades da rotina da empresa, mas também à legislação;
• segurança: não só o vandalismo e a segurança patrimonial devem ser preocupações para a empresa. Os documentos também devem estar protegidos de umidade, fungos, insetos, incêndio, etc.
• originais: para empresas que desejam implantar o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), vale lembrar que os originais não podem ser substituídos por cópias digitalizadas;

Lembre-se, gerenciamento de arquivos é algo profissional, depende de especialização, demanda custo de manutenção e requer investimentos.