Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos

Por Leandro Corrêa

Determinar o tempo mínimo que um documento deve ser guardado, apesar de, aparentemente, ser algo bastante simples, geralmente se torna uma tarefa complexa. Isso ocorre porque não possuímos legislação específica para este assunto, precisando encontrar as normas “espalhadas” por nossas leis fiscais, comerciais, trabalhistas e previdenciárias.

Portanto, as empresas devem tomar muito cuidado ao autorizar a eliminação de documentos pois, muitas vezes, uma informação que determinado arquivo pode ser expurgado é contraditória. Por exemplo: normalmente imaginamos que o tempo de guarda de uma nota fiscal prescreve em cinco anos. Inclusive essa informação é frequentemente encontrada em tabelas práticas fornecidas por empresas de assessoria contábil. Realmente, se consultarmos o RICMS, encontraremos esta resposta. Porém, a Lei Orgânica da Seguridade Social (Lei 8.212 de 1991) é clara ao afirmar que tanto o Instituto Nacional de Seguridade Social, quanto a Receita Federal do Brasil (a responsabilidade de fiscalização depende do caso) podem exigir, por dez anos, qualquer documento pertinente à apuração de qualquer receita que componha o orçamento da Seguridade Social. Ou seja, não somente as contribuições que incidem sobre a remuneração de segurados, mas também as contribuições sociais incidentes sobre o faturamento e lucro da empresa.

Até o início de contagem do prazo de guarda do documento varia. Para arquivos relacionados ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ, que possuem prazos de dez anos, deve-se iniciar a contagem a partir da entrega da declaração ao Fisco.

Essa complexidade faz com que muitas empresas, mesmo involuntariamente, acabem possuindo um arquivo incompleto, tendo que incluir em seu budgets o que o jargão empresarial chama de “custo fiscal”, pois, por mais que as empresas se esforcem para atender eventuais fiscalizações, acabam sendo autuadas e, consequentemente, multadas por não prestarem todos os esclarecimentos, através de documentos originais, que o fiscal pode exigir.

Na contra partida de tudo isso temos o arquivo inativo, mais conhecido como arquivo morto, da empresa. A eficiente e eficaz manutenção deste arquivo, independente do porte ou ramo de atividade da empresa, exige mão-de-obra qualificada e espaço físico bem estruturado, especialmente no tocante a segurança e conservação dos documentos. Ou seja, exige custo. Para que o empresário não precise frequentemente mediar o confronto entre a dificuldade e a necessidade de administrar um arquivo, a melhor solução é a terceirização da organização, guarda e administração do arquivo inativo.

A CEDOC Arquivos Empresariais oferece este serviço, que conta com sede própria, especialmente construída para este fim, proporcionando segurança aos documentos guardados, além do know how para a precisa organização e ágil administração do arquivo. Desta forma, a empresa pode ficar tranqüila quanto ao cuidado de seu arquivo, podendo focar suas decisões nas questões produtivas da empresa.